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文档管理知识攻略企业文档管理解决案例  

2014-10-31 00:30:16|  分类: 默认分类 |  标签: |举报 |字号 订阅

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核心提示:文档管理知识馆一.在使用文档管理前只能通过电子邮件群发或者;二.现在可以统一存放在文档管理系统里;三.工作用的私人文件以前只能放在优盘里;四.在审核了该份文档后;五.这些是公司的绝密资料;六.几个同事之间也互不清楚修改进度;七.通过文档管理客户端;八.而王工再也无法接触这些文档;文档管理新技术文档管理的相关知识

公司有很多财务报表,合同文档,客户资料等,这些是公司的绝密资料,既然是文档总要给人看,既然给人看又怎么能防止泄密呢?你还在用共享文件夹、优盘拷贝、电子邮件这样的原始的方式传播如此重要的文档吗?那您真是彻底OUT了!员工跳槽,计算机病毒、木马时时刻刻在严重影响文档的安全!使用文档管理可以解决文档的安全共享问题,重要的文档被安全存储在公司服务器上,通过文档管理客户端,有权限的员工才可以接触到这些文件,最重要的是:他们只能阅读,不能拷贝、不能截屏、不能打印、不能另存带走!公司的某些文档也许可以被设置为允许打印和导出,但是必须有日志,谁看过,谁打印过,谁导出过都有详细日志记录。

小王必须把一份方案发给几个同事共同完善此文档,之前只能通过电子邮件或QQ传文件,优盘拷文件的方式分发。每个人修改了什么不清楚,几个同事之间也互不清楚修改进度。有了文档管理,小王可以在系统内分发此文档给指定的同事,每个同事修改形成的版本这几个同事之间都可以追踪并直观的被看到。更绝的是:王先生在发布这个文档的时候可以设置某些编辑者只能打字输入,不能拷贝、打印和另存,杜绝了文档泄密的可能。

孙总需要发文给所有中层干部,在文档管理系统平台上,只需点一下“中层干部”群组,所有中层干部登录后将能看到这份文件,更重要的是,孙总可以知道这份文件被谁在什么时间看过了,谁还没有看。

销售部的小张使用文档管理共享了一份文档给开发部的李工程师和财务部的孙会计。小张所在销售部的王科长通过文档管理观察到了他的属下的这个举动,在审核了该份文档后,王科长认为此文档不能给李工阅读,便直接取消了针对李工的共享。

行政部需要把电子版的员工手册公布给所有员工,在使用文档管理文档管理技术问题解答前只能通过电子邮件群发或者通过共享文件夹的形式发布,使用文档管理文档管理养殖技术后,所有员工登录系统就能看到这份文件。

公司有很多各种类型的文档,以前都是凌乱存放在各个地方的,现在可以统一存放在文档管理文档管理知识学堂系统里,检索起来十分方便,员工可以按分类列出或快速在海量文档里面模糊检索关键字找到所需的文件。

小李经常要出差,工作用的私人文件以前只能放在优盘里,很不安全,也不方便,现在可以放入自己在文档管理系统的私有文件夹了,在任何可以上网的地方,登录文档管理文档管理知识都能查阅包括自己的私有文件在内的文件。即使在外地小李也能看到公司同事新共享给他的文件。

技术部的王工跳槽了,没有文档管理系统的话,公司也许会担心他接触到的文档的安全,有了文档管理,直接封掉王工的帐号就可以。王工的所有文件仍然在系统内,而王工再也无法接触这些文档。

计算机时代,IT技术人员权限真的好大,会不会公司任何文件都能被他看到?文档管理文档管理小知识系统管理员界面不涉及任何文档,系统管理员所做的仅仅是设置用户,设置部门等操作,即使是系统管理员也绝对无权看到不属于他看的文档。而系统管理员所做的每一步都是被日志详细记录并可被调阅的。

以上文章由企业文档管理软件站长http://www.teamdoc.cn/wendang-anli.htm网编,Bv0G欢迎大家吐槽和继续深入话题,谢谢。
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